¿Qué pasa con una solicitud que llega fuera de catálogo?
El sistema marca la partida como fuera de catálogo o sin precio y la solicitud se detiene en la bandeja hasta que una persona la resuelve. La cotización con folio se genera solo cuando todas las partidas están listas. Así opera hoy el portal de un distribuidor de equipo industrial, en producción con el equipo del cliente.
Por qué pasa seguido
El portal del distribuidor tiene un catálogo enriquecido de 368 productos con fichas técnicas y listas de precios de proveedores con más de 8,000 productos integrados. Aun así, el cliente pide con sus propias palabras: una descripción incompleta, la clave de otro proveedor o un producto que simplemente no está en el catálogo.
Antes del sistema, esa solicitud era la más cara de todas: buscar precios en listas dispersas y perseguir la especificación producto por producto, a mano. Hoy sigue siendo la que más atención humana necesita, pero ya no se pierde ni se adivina.
Lo que hace el sistema
El correo, el mensaje o el PDF del cliente entra a la bandeja de cotización con cliente, asunto, responsable y estado: sin precios, en revisión o lista para cotizar. La IA limpia los datos y llena las partidas, sugiere la clave de catálogo y marca lo que está fuera de catálogo para que una persona lo revise.
Lo importante es lo que no hace: no rellena la partida con un producto parecido ni le pone un precio aproximado. Lo que no reconoce queda marcado, y la solicitud se queda en la bandeja con ese aviso a la vista.
- Entra a la bandejaCliente, asunto, responsable y estado
- El sistemaLa IA llena las partidasSugiere clave y marca lo que está fuera de catálogo
- Se detieneLa solicitud se detieneQueda en la bandeja con el aviso a la vista
- Una persona apruebaUna persona resuelveClave, proveedor, costeo o fuera de la cotización
- Cotización con folioSolo cuando todas las partidas están listas
Lo que hace la persona
Ventas revisa cada partida: descripción, clave, cantidad y condiciones de entrega, envío e instalación. Para la partida marcada decide si corresponde a una clave existente, si se busca en las listas de precios de proveedores, si se costea con el motor de costeo o si se deja fuera de esta cotización y se le explica al cliente.
La comparación de precios contra el mercado alimenta esa decisión de precio, pero no la sustituye. La persona decide con la información a la mano, en el mismo portal.
Para la partida marcada
- Asignarle una clave existente
- Buscarla en las listas de precios de proveedores
- Costearla con el motor de costeo
- Dejarla fuera y explicárselo al cliente
Lo que no pasa
- No se rellena con un producto parecido
- No se le pone un precio aproximado
- No sale una cotización con partidas pendientes
Cuándo sale la cotización
La cotización con folio se genera solo cuando todas las partidas están listas. Si una sigue marcada como fuera de catálogo o sin precio, la solicitud se detiene en la bandeja hasta que alguien la resuelve. Ninguna cotización sale sin esa revisión.
Cuando todo está en catálogo, una solicitud real se convirtió en una cotización lista para revisión en 42 segundos. Cuando algo está fuera, el tiempo lo pone la persona, y no publicamos una cifra para ese camino porque depende de cada solicitud.
Por qué conviene que se detenga
Una cotización con una partida inventada cuesta más que una espera: un precio equivocado, un producto que no existe o una condición de entrega que nadie revisó. La IA puede equivocarse, y por eso el flujo se diseñó para que lo que no está claro regrese a una persona.
Una vez enviada, la cotización se sigue por etapa en el embudo de ventas, y dirección ve cuántas oportunidades hay en cada etapa y cuáles requieren acción. La partida fuera de catálogo deja de ser un correo perdido y se vuelve un pendiente con dueño.